Olvasási idő: 5 perc

Egy magyar KKV-ban a bejövő számla ritkán csak egy dokumentum. E-mailben érkezik, letöltik, továbbküldik, jóváhagyják, rögzítik, majd valaki ellenőrzi, hogy minden adat stimmel-e. Ha ez nincs leírva, a folyamat láthatatlan marad.

A mesterséges intelligencia (MI) akkor tud segíteni, ha előtte tiszta a folyamat. Nem az a kérdés, hogy “kell-e MI”, hanem az, hogy pontosan melyik lépés viszi el az időt.

Hol szokott elfolyni az idő?

A legtöbb cég nem egy nagy hibán veszít sok időt, hanem sok apró ismétlésen. A számlát le kell menteni. A partner nevét ki kell keresni. Az összeget át kell írni. A teljesítési dátumot össze kell vetni a rendeléssel. A végén pedig valaki újra ellenőrzi az egészet.

Tudtad? Ha egy számla feldolgozása csak 6 perccel hosszabb a szükségesnél, havi 300 számlánál ez 30 munkaóra körüli rejtett adminisztrációt jelent.

Előtte és utána

Előtte

A számla e-mailben érkezik, majd kézzel kerül mappába, táblázatba és könyvelési előkészítőbe. A hibák nagy része másolásból ered.

Utána

A számla útja előre meghatározott. A rögzítendő mezők listája ismert, az ellenőrzési pontok külön vannak választva a döntési pontoktól.

Számokban

4

alapadat: partner, dátum, összeg, státusz

3

tipikus ellenőrzési pont

1

közös folyamatlista indulás előtt

Gyakorlati tippek — amit holnap reggel elkezdhetsz

  1. Írd össze az elmúlt 20 bejövő számla útját: honnan érkezett, ki nyúlt hozzá, hol lett rögzítve.
  2. Jelöld külön a másolást, ellenőrzést és döntést. Csak a másolás automatizálható kockázat nélkül első körben.
  3. Válaszd szét a számla technikai adatait és az üzleti jóváhagyást. A kettő nem ugyanaz.
  4. Nézd meg, melyik partnernél ismétlődnek a hibák. Ott érdemes kezdeni.
  5. Ezt csináld holnap reggel: kérj egy listát a múlt havi bejövő számlákról, és mérd meg, hány kézi lépés kellett hozzájuk.

Gyakran ismételt kérdések

Ki kell cserélni a könyvelési rendszert?

Nem feltétlenül. Sok esetben az első lépés a beérkező adatok rendezése és ellenőrizhető előkészítése.

Érdemes teljesen automatizálni a jóváhagyást?

Induláskor nem. A jóváhagyás üzleti döntés, ezért jobb külön kezelni az adminisztratív előkészítéstől.

A számlafeldolgozás javítása nem látványos kampány, hanem pontos folyamatmunka. Ezért érdemes kis listával kezdeni.

Írta: Az irodaiautomatizacio.hu szerkesztősége